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出張旅費規定を作成するにあたって、注意点はありますか？

医療法人においては、理事自らが出張する機会も多いと思われます。その1日当たりの出張旅費や日当は、旅費規程が整備されていないと理事に対する報酬ではないかと疑われることもあります。出張の日当が必要経費として認められるには、あらかじめ旅費規程を作成し、範囲と金額を明記して残しておくことが必要になります。実際に旅費規定を作成する場合には、次のような点に注意しましょう。

(1)給与所得にならない出張旅費
給与所得者が受け取る出張旅費は、その出張に必要な旅費の実費弁償であると考えられています。必要な旅費には、新幹線や飛行機などの運賃、ホテルなどの宿泊費のほかに、出張中の食費や雑費の支出を補うための日当も含まれます。
これらの費用は出張の目的や目的地、旅行者の地位などによってさまざまであるため、そのすべてを実費精算するのは事務上ほぼ不可能です。ですから給与所得者が出張旅費として支給を受けた金額が、その出張に通常必要と認められる範囲内であれば、所得税は非課税とされます。
その金額が通常必要と認められる範囲を超える場合には、その超えた金額については給与とみなされ課税されることになります。

(2)非課税とされる旅費の範囲
給与所得者に対する出張旅費の具体的な非課税の範囲については、所得税法基本通達にある「非課税とされる出張旅費の範囲」を参考にします。この通達によると、非課税の範囲内かどうかの判定にあたっては、つぎに掲げる事項を勘案することになっています。

・その支給額が、その支給をする使用者等の役員および使用人のすべてを通じて適正なバランスが保たれている基準によって計算されたものであるかどうか。
・その支給額が、その支給をする使用者等と同業種、同規模の使用者等が一般的に支給している金額に照らして相当と認められるものであるかどうか。

このように、通達は非課税の範囲についての考え方を示しているだけで、内容はあいまいです。したがって、その支給額の設定については、同規模の同業他社の旅費規程などを参考に、支給額が必要かつ妥当と認められる範囲内であるかどうかを判断しながら旅費規程を作成することになります。